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Eventos virtuales, una nueva realidad a la que nos debemos adaptar

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Carol Cifuentes
@carolcifus

Desde inicios de la pandemia, muchos hemos estado encerrados en casa viendo pasar la vida delante de una pantalla. Se esperaba, o se espera, que para 2021, las cosas cambien. Estamos a inicios del nuevo año y sigue siendo incierto el panorama, aunque las vacunas ya están camino, no será una tarea sencilla vacunar a los ciudadanos de los más de 190 países que conforman el planeta tierra.

Y los eventos son parte de la vida de los consumidores y las marcas. Como olvidar esa gigantesca fila en Parque Colina en Bogotá con la apertura de H&M, o las innumerables filas que se hacen en los conciertos, sin ningún distanciamiento social – dos palabras que no teníamos tan claras hasta hace unos meses-. Capaz esa vida estará mandada a recoger y en un año podemos hablar de ese tema.

Por ahora, con el spam de virtual events, ya podemos prepararnos a nuestro aquí y ahora y poder empezar a visualizar lo que será el mundo de eventos; presenciales con distanciamientos, virtuales e híbridos.

Eventos virtuales en libros

Para no ir muy lejos, los chilenos Pavel Friedmann y Andrés Escalona ya publicaron el libro: Eventos corporativos online, en tiempos de pandemia. Ellos dejan el título de “en tiempos de pandemia”, una de sus aseveraciones es que el mundo, cuando acabe todo esto, no será igual, y están seguros de la estabilidad del teletrabajo y la eliminación de muchos viajes de trabajo o negocios. El reto no es si hacer eventos virtuales, semi presenciales o híbridos, el verdadero reto es ¿cómo vamos a conectar la atención de las audiencias?, ¿qué será atractivo para que nuestro invitado se conecte y además se quede?, porque cualquiera quiere sumarse, quedarse online en un evento y salir a pasear al perro.

Corto y claro

Uno de los análisis que hemos desarrollado en la industria de eventos y comunicaciones, entorno a las actividades de las audiencias relacionadas con la virtualidad, es el ciclo de vida en la pantalla. Hay una necesidad y es la de crear eventos de nichos, personalizados y enfocados a los intereses de esa audiencia. Además, crear guiones de los eventos, con corta duración y que los mensajes claros.

En la era de los eventos virtuales es clave tener los objetivos y las expectativas aterrizadas. También es importante tener en cuenta detalles y temas como crear una experiencia virtual inclusiva: si, por ejemplo, se reúnen a personas de diferentes idiomas o si entre los asistentes puede haber personas en situación de discapacidad de visión y audición… son puntos a evaluar.

Además, no es lo mismo un presentador en el entorno físico que en el virtual. Seguramente, ya hay una escuela y talleres para ser presentador de eventos virtuales, porque hay que mantener a las personas conectadas, hacer que se queden en el show. Además de esa interacción también está la comunicación de la audiencia con mayor participación, con preguntas y oportunidades de discusión. Eso implica en esta cadena que los oradores deben prepararse para atraer a su público con el mensaje. Los ejecutivos de compañías, también tiene un incremento en la responsabilidad de transmitir el mensaje, para ser dinámicos, centrados y atraer el uso de herramientas digitales. Ya no es posicionar el hashtag en Twiitter como tendencia de un evento, ahora es posicionar el mensaje en la audiencia.

Casos de éxito

Ya hay eventos que gracias a la virtualidad crecieron como el caso del Festival de Animación Pixelatl, tradicional en la industria de la animación en Latinoamérica, que para su versión 2020 crearon una plataforma para impulsar actividades en vivo y de manera on demand.

José Iñesta director del Festival, decía que, en un auditorio, de manera presencial podrían congregar a 500 o 700 personas y ahora lograron tener a más de 1400 personas conectadas el día de la clausura, por tan solo dar un ejemplo. Además, aumentó la participación de la audiencia latina y los propios participantes impulsaron espacios de creadores, que empezaron a unirse como comunidad y tener nuevos espacios de interacción.

Siendo abogada del diablo, convengamos que la industria de la animación – como dice un amigo mío-, es de artistas y de personas jóvenes conectadas. ¿Serán las audiencias más jóvenes las que soportarán horas y horas de eventos virtuales, sin salir de su casa? Aún no lo sabemos, los centennials por ahora solo tienen 20 años y una vida por recorrer, quizá de manera virtual.

Las plataformas

Un desarrollo que lo han estado implementando algunas empresas de tecnología, es crear ambientes virtuales. IDC ha utilizado una herramienta para sus conferencias y eventos donde se puede navegar e ir a varias charlas y además entrar reuniones privadas para aquello del networking.

También, la empresa de eventos Penta, que se especializó en Colombia en BTL, hoy tiene su propio “Corferias”, donde pueden crear conciertos virtuales, conferencias de prensa e incluso, los asistentes pueden tener su propio avatar, aplaudir o saltar de emoción.

La tecnología aguanta

Una de las mayores preocupaciones es la capacidad de las redes y el respaldo para poder coordinar estas actividades virtuales. No sabemos si los operadores de Internet darán abasto para soportar la subida y bajada de datos para lograr que no se congele el evento.

Por otro lado, los desarrolladores tendrán el reto de crear plataformas capaces de abastecer el mercado de eventos virtuales, hacerlas más livianas, tendrán que fusionar herramientas de interacción para que el público las pueda usar y obviamente el orador.

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